Ipari Kiállítások a B2B Cégek életében

Ipari kiállítások: van még értelme részt venni?

Először 2005-ben tették fel nekem ezt a kérdés, hogy van még értelme részt venni ipari kiállításon vagy vásáron? Akkor úgy tűnt, hogy a romániai ipari kiállítások plafonálódtak és nem hozzák a várt eredményeket. Elsőre igaz is volt. Egy TIB-en (Bukaresti Nemzetközi Műszaki Vásár) részt venni a Romexpo keretein belől, nem hozott igazi újdonságot vagy átütő eredményt. Ellenben azok a cégek amelyek kihagyták, a következő hónapokban, években piacot és presztízst vesztettek. Ezt nyersen úgy fogalmazták meg, hogy „kell lássanak, hogy még a piacon vagy”.  

Az ipari B2B marketingben a szakmai kiállítások évről évre fontos szerepet játszanak: különösen Erdélyben és egész Romániában, ahol a gyártás, gép- és fémfeldolgozás és forgalmazás hagyományosan meghatározó ágazatok. Az utóbbi években érzékelhető, hogy a piac ciklikus mozgásokat produkál: gazdasági lassulások, ellátási lánc zavarai, alapanyagár-ingadozások okozhatnak visszaeséseket; ezeket azonban általában gyors fellendülés követi, amikor a vállalatok reagálnak: új technológiákba fektetnek, automatizálással, digitalizációval dolgoznak, és megerősítik a partneri hálókat. Az elmúlt 20 évben több ciklust is átéltünk, amikor egyes kiállítások majdnem elnéptelenedtek, de aztán egy új szervező vagy megközelítési formával újra sikeres tudott lenni.

„A meglátásom szerint az ipari kiállítások jelenleg a kapcsolatépítés helyszínei. A mi iparunkban, habár sokan még mindig használják rá a vásár szót, igazából üzletkötés nem történik, viszont lokálisan találkozhatunk a meglevő partnereinkkel, megismerhetünk új potenciális ügyfeleket, valamint elindíthatunk olyan beszélgetéseket, amelyekből később, tárgyalások útján vállhat partneri viszony a cégek között.” Mandel Tamás, export értékesítési képviselő NCT Zrt.

Például az Automotive Expo & B2B Meetings Nagyszebenben és Temesváron, DEMO METAL eseményei – Arad (Demo Metal Vest), Brașsó – képviselik azt az adaptív stratégiát, ahol a kiállítás egyszerre térkép: mutatja az iparági trendeket, és ösztönzője a fejlődésnek. Ugyanakkor a Romexpo által szervezett METAL SHOW & TIB bizonyítja, hogy a régi nagy mamutok is meg tudnak újulni és lehetséges nagy volumenű, nemzetközi kiállítókat és látogatókat bevonni, ha megfelelően kommunikálva és koordinálva történik a szervezés.

Miért hasznos a kiállításokon való részvétel?

Piaci láthatóság és bizalomépítés: nagyszámú kiállító, potenciális vásárló és szakmai érdeklődő (klaszterek, egyetemek, üzleti szféra képviselői) vesznek részt Romániából és külföldről, és ahol élő bemutatók, új technológiák, gyakorlati workshopok és cégre szabott egyeztetések is gyakran jelen vannak.

Értékesítési csatorna kiegészítése:  egy ipari esemény lehetővé teszi, hogy beszállítók és vásárlók közvetlenül találkozzanak, konkrét termékbemutatók kapcsán. Ez segít a vásárlói igények jobb megértésében és a partneri kapcsolatok kialakításában.

Könnyebb tárgyalás nyitás, hiszen a látogatók állnak meg a standnál, nem te „kell bekopogj”, vagy hideghívást kezdeményezz. Nincs olyan nyomás egyik félen sem, épp ezért nyitottabbak és eredményesebbek ezek a beszélgetések.

Technológiai innováció és adaptáció ösztönzése: az ipari digitalizálás, automatizáció, CNC technológiák, robotika karnyújtásnyira van – így a cégek nemcsak láthatják az új lehetőségeket, hanem ki is próbálhatják azokat, tanulhatnak az alkalmazásukról. Gyakran egy – két (fárasztó) nap alatt annyi céggel lehet találkozni, hogy máskor több hetes körútra és előzetes egyeztetésre lenne szükség.

Az ipari kiállítások – vásárok eredményei

A legtöbb cég természetesen azt szeretné, ha részt vesz egy ilyen kiállításon – vásáron, akkor 3-4 nap alatt annyi szerződést, megrendelőt szerez, hogy legalább egy évi termelési – értékesítése le legyen biztosítva. Ez kicsit utópia, de a lead generálás, presztízs növelés, partnerségek fejlesztése igenis jogos elvárás.

Nemzetközi kapcsolatok és export lehetőségek: jó alkalom arra, hogy román cégek kapcsolatba lépjenek külföldi beszállítókkal és vevőkkel.

Lead generálás és gyors üzletkötések: a látogatók gyakran élő bemutatók alapján hoznak döntést, és kiállítási kedvezmények vagy exkluzív ajánlatok is elérhetők. Ez lehetővé teszi, hogy a cégek gyorsabban jussanak el a döntési pontra.

Márkaépítés és szakmai elismertség: A részvétel segít abban, hogy a vállalatok ne csak helyi, hanem országos, sőt nemzetközi elismerést szerezzenek. Már az értékes eredmény, ha a következő periódusban egy hideghívásnál a saleses nem kell magyarázkodjon, hogy milyen cégtől, iparágból van, hanem nyugodtan, magabiztosan kimondja a cég nevét és már tudják, hogy kivel tárgyalnak.

Hogyan vegyünk részt eredményesen ipari kiállítások – vásárokon?

Célmeghatározás

A résztvevő cég pontosan meg kell határozza, hogy milyen minimális, illetve optimista elvárásokkal jelentkezik a kiállításra, hogyan illeszkedik mindez a cég teljes marketing és vállalati stratégiájába: piacra dobás, értékesítés növelés, (újra)pozicionálás, presztízs növelés, partnerségek megszilárdítása stb.

„Az elsőszámú tippem az, hogy látogatóként tekintsék meg a kiállítást, amelynek a következő szériában szeretnének részesei lenni kiállítóként. Érdemes felmérni, hogy a látogatók számára releváns-e az ők kínálatuk, a látogatók száma és minősége alapján megérné-e elkölteni a kiállításra a hely, a standépítés, a megjelenés és a járulékos költségek összességét.” – Mandel Tamás, export értékesítési képviselő NCT Zrt.

Kommunikációs előkészítés

• Üzenet kidolgozása: rövid, szakmai, értékajánlatra fókuszáló (pl. költségcsökkentés, hatékonyságnövelés).
• Meghívók és előkommunikáció:
  • Személyes meghívás CRM-adatbázisból (email, telefon, LinkedIn) egy előre kidolgozott üzenettel.
  • Hírlevél kampány a meglévő és potenciális ügyfeleknek, jó ürügy meghívóval megkeresni régóta kinézett cégeket.
  • Social media kampány – esemény létrehozása (LinkedIn, Facebook).
• Sajtó és PR: szakmai médiumok (pl. Masini si Utilaje, T&T Automation) bevonása a hírverésbe.

Logisztikai előkészítés – to do list

• Stand lefoglalás
  • Alaposan elemezzétek a kiállítás térképét: bejáratok, fő közlekedési vonalak, mosdók, kajáldák, érdekes kiállítók, konkurensek helye mind tud befolyásolni.
• Stand design és kialakítás:
  • Ergonomikus, átlátható, interaktív elemekkel (szolgáltatás-, gép- és termékbemutató, monitor, tablet).
  • Vizuális arculat: logó, színek, szlogen, imázsfilm.

• Anyagok elkészítése:
  • Termékkatalógus: nyomtatott vagy digitális, brosúra (román, magyar és angol nyelven).
  • QR-kódok digitális anyagokhoz (videó, termékadatlap, esettanulmány).
  • Ajándéktárgyak: műszaki szakembereknek hasznos, pl. mérőszalag, toll, jegyzetfüzet, de be lehet csempészni kreatív, elegáns és mégis iparágra, régióra jellemző ajándékot is.
• Technikai háttér:
  • Wi-Fi, laptop/tablet, prezentációs szoftver.
  • a gépek, termékek előkészítése és leszállítása
  • CRM rendszer előkészítése a leadek azonnali rögzítésére.
• Szállásfoglalás:
  • Közel a kiállítási központhoz
  • Előny ha potenciális partnerekkel „véletlenül” együtt reggelizhetünk.

Csapatfelkészítés ipari kiállításokon való résztvételre

• Szerepek kiosztása:
  • Projekt vezető – nem mindig ugyanaz, mint cég vagy kereskedelmi – marketing vezető. Ő látja át az egész eseményt.
  • Logisztikai kollégák: a felszerelések szállításában és stand építésében, bontásában segítenek.
  • Fogadó személyek (mosolygós, nyitott). Általában az első kontaktusért felelnek, illetve előszűrést végeznek, hogy kik a komolyabb potenciállal rendelkező látogatók. Fontos ismerniük az iparágat és annak lehetséges szereplőit.
  • Műszaki szakértő (részletes kérdésekre). Nem csak információt ad át, hanem elkezdi kidolgozni a műszaki megoldást az ügyfelek komplexebb kérdéseire.
  • Értékesítő (üzleti ajánlat, tárgyalás). Főleg a logisztikai – kereskedelmi, árazási feladatokra fókuszál.
  • A stand és cég méretétől és komplexitásától függően kettőtől akár több, mint tíz személy is részt vehet, és a fenti szerepek között vannak átfedések.
  • Néha egy – két hostess jól mutat, de még jobb, ha ők is a cégtől vannak és nem csak pózolnak, hanem hasznos információkat osztanak meg.
• Training: rövid belső tréning a bemutatkozásra („elevator pitch”), termékismertetésre és a kérdések kezelésére. De fontos abban a régióban aktív meglevő és potenciális ügyfelek ismerete.
• Nyelvi felkészülés: magyar–román–angol kommunikáció biztosítása.

Kapcsolatépítési előkészítés

• Találkozók előre egyeztetése:
  • DEMO METAL vagy METAL SHOW & TIB esetében lehetőség van B2B meetingek előzetes lefoglalására. Az Automotive B2B Meeting and Exponál még rapid randi jellegű, 20-20 perces, előre behatárolt meetingek vannak.
  • Fontos partnerekkel konkrét időpontot kell egyeztetni a standnál.
• VIP vendégek kezelése: fontos ügyfelek, beszállítók külön figyelmet, személyre szabott bemutatót kapjanak, figyelembe véve az ipari cégek vásárlói magatartását.

Követés és mérés előkészítése

• Leadgyűjtő rendszer kialakítása:
  • Digitális (tablet, CRM, QR-szkennelés) és papíralapú backup.
  • Mit akarunk tudni a látogatókról: milyen cégtől, szervezettől jöttek, milyen termék – szolgáltatás érdekli, potenciál, személyes elérhetőség,
• Mérési szempontok előre definiálása:
  • Hány kapcsolat született?
  • Hány minősített lead keletkezett?
  • Mennyi új ajánlatot adtunk ki?
  • Mennyi volt a kiállítás ROI-ja (megrendelések vs. költség)? Ez egy külön cikk témája lesz, hiszen sok kényes kérdés lehet: pl. csak a kiállítás alatt szerzett megrendelők, vagy a következő 1-3-6 hónap is ide lesz könyvelve?

Helyszíni lebonyolítás

Itt már egy érdekes hullámzás szokott lenni, a teljes csend és a csapnak össze a hullámok a fejünk fölött állapotok között.

1. Amikor még csend van, általában szerda, csütörtök délelőtt, akkor érdemes végig járni a szomszédos standokat, „beköszönni”, ismerkedni. Lehet majd ajánlanak másoknak.
2. Hatékony, ha a szakemberek (pl. gépészmérnökök, technikusok) is jelen vannak, ne csak értékesítők, mert műszaki kérdésekre pontos válaszokat igényel a látogató.
3. Élő demonstrációk, gépbemutatók sokat számítanak.
4. Minél több személlyel próbáljunk tárgyalni: itt mindenki potenciális ügyfél vagy véleményformáló. Ha nem is vásárol, tud ajánlani, pozitív referenciát adni másoknak. Segítsünk neki információval, ajánlással, bemutatással!
5. Ne kezdjünk ki pakolni szombat délben, amikor még tucatjával érkeznek a látogatók!

Utómunka az ipari kiállítások eredményessége növelésére

Egy kiállítás akkor lesz eredményes, ha minden szálat utólag felgöngyölítünk.

• minden érdeklődőnek mailben vagy telefonon megköszönni, emlékeztetni,
• az ígért termékleírásokat, árajánlatok időben kiküldeni,
• a leadeket felhívni, megkeresni, fogadni.
• fontos, hogy a kiállítás utáni eufória vagy épp szétesés ne halassza el ezt a fontos esélyt, akkor frissiben sokkal nagyobb az esély egy jó szerződés kötésre.

Összegzés

• Célszerű évenként legalább 1-2 regionális kiállításon részt venni (pl. Arad, Brașov), hogy a költségek ne legyenek túl nagyok, de rendszeres a láthatóság. Ezeket alaposan előkészíteni, kommunikációval is.
• Legalább évente egyszer vegyenek részt részvétel egy országos/nemzetközi eseményen, mint a METAL SHOW & TIB, hogy hasonló vállalatokkal és nemzetközi beszállítókkal is kapcsolatot lehessen építeni.
• Használják ki a kiállítás előtt és után a digitális kommunikációs csatornákat: meghívók, közösségi média, email, online tartalom („miért érdemes kijönni”, „mi mutatunk be”).
• Mérjék az eredményeket: új kapcsolatok száma, leadek minősége, utólagos üzletek aránya; hogy tudják, mely események térülnek meg.
• Építsék bele a cég általános marketing és vállalati stratégiájába.

dr. Székely Szilárd,
Ipari B2B Marketing szakértő
Asti Industrial Marketing